Ako dlho uchovávať faktúry? Čo všetko musí podnikateľ archivovať?

Faktúru vystavíte, zákazník zaplatí a možno na ňu už ani nepomyslíte. Lenže faktúru nemôžete hneď vymazať alebo vyhodiť. Ešte nejaký čas ju treba uchovať. Koľko rokov? A musíte mať všetky faktúry odložené v papierovej podobe?

Faktúry si nechajte 10 rokov

Faktúry sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Ak máte napríklad faktúru z roku 2026, neznamená to, že ju môžete po dvoch či troch rokoch vyhodiť. Treba ju uchovať počas celej stanovenej lehoty.

Nestačia len faktúry, ktoré vystavíte

Pri podnikaní sa vám postupne nazbierajú vystavené aj prijaté faktúry. Vystavené faktúry posielate zákazníkom. Prijaté faktúry dostávate od dodávateľov. Obe je dobré mať odložené a usporiadané. Pri platiteľoch DPH je uchovávanie vystavených a prijatých faktúr povinnosťou. Určité povinnosti sa týkajú aj podnikateľov, ktorí platiteľmi DPH nie sú.

Papierové faktúry už nie sú jediná možnosť

Faktúry nemusíte skladovať v šanónoch. Môžete ich uchovávať aj elektronicky. Papierovú faktúru si napríklad naskenujete a uložíte do počítača alebo do iného úložiska. Dôležité je, aby bola faktúra čitateľná a aby ste ju vedeli v prípade potreby nájsť a predložiť.

Urobte si v nich poriadok

Čím dlhšie podnikáte, tým viac faktúr budete mať. Ak ich budete mať rozhádzané v e-mailoch, počítači a rôznych priečinkoch, neskôr sa v nich budete ťažko orientovať. Stačí pritom jednoduchý systém. Napríklad si faktúry rozdelíte podľa rokov a podľa toho, či ste ich vystavili alebo prijali. Takto hneď viete, kde čo hľadať.

Nezabudnite na zálohu

Pri elektronických faktúrach je dobré myslieť aj na zálohovanie. Ak máte faktúry uložené iba v jednom počítači a ten sa pokazí, môžete o ne prísť. Preto je lepšie mať ich uložené bezpečne a tak, aby ste sa k nim dostali aj o niekoľko rokov.

Faktúry môžete mať uložené online

Ak faktúr pribúda, nemusíte kvôli nim plniť šanóny a zaberať miesto v kancelárii. Vo Faktury123 máte vystavené faktúry uložené online. Keď budete neskôr potrebovať konkrétnu faktúru, jednoducho ju nájdete a nemusíte prehľadávať kopu papierov.