Pojmy zálohová faktúra a faktúra sa často zamieňajú. V praxi však nejde o to isté. Kedy sa ktorá používa a čo by mal podnikateľ vedieť?
Čo je zálohová faktúra?
Zálohová faktúra slúži na požiadanie zákazníka o platbu vopred. Podnikateľ ju môže vystaviť napríklad ešte pred tým, ako dodá tovar alebo službu.
Zálohová faktúra sama o sebe spravidla nie je daňovým dokladom. Ide skôr o podklad k platbe.
Čo je klasická faktúra?
Faktúra je účtovný a v príslušných prípadoch aj daňový doklad, ktorým podnikateľ fakturuje dodaný tovar alebo službu.
Obsahuje potrebné údaje o dodávateľovi, zákazníkovi, predmete dodania, cene a ďalšie náležitosti podľa konkrétnej situácie.
Kedy sa používa zálohová faktúra?
Záloha môže byť praktická napríklad pri väčšej zákazke, keď si podnikateľ potrebuje vyžiadať časť alebo celú sumu ešte pred dodaním.
Môže ísť napríklad o:
výrobu na objednávku,
stavebné práce,
dlhodobejšie projekty,
služby s vyššou hodnotou.
Zákazník tak zaplatí dohodnutú zálohu a podnikateľ má istotu, že časť nákladov bude pokrytá vopred.
Čo po zaplatení zálohy?
Ak ide o situáciu, pri ktorej vzniká povinnosť vystaviť daňový doklad k prijatej platbe, podnikateľ musí postupovať podľa pravidiel DPH a vystaviť príslušný doklad.
Po dokončení dodávky sa následne vystavuje riadna faktúra, v ktorej sa zohľadní už zaplatená záloha.
Konkrétny postup sa môže líšiť podľa toho, či je podnikateľ platiteľom DPH a o aký typ dodania ide.
Prečo je dobré mať v tom systém?
Pri zálohových platbách môže byť ľahké stratiť prehľad o tom, čo už zákazník zaplatil a čo ešte zostáva uhradiť.
Fakturačný softvér môže pomôcť evidovať zálohy, vystavené faktúry aj jednotlivé úhrady na jednom mieste.
Zálohová faktúra nie je klasická faktúra
Najdôležitejšie je zapamätať si, že zálohová faktúra a faktúra nemajú rovnaký účel.
Zálohová faktúra slúži predovšetkým ako výzva na úhradu vopred. Riadna faktúra dokladá dodanie tovaru alebo služby a pri splnení zákonných podmienok má aj funkciu daňového dokladu.
Ak máte vo faktúrach a zálohách poriadok, ľahšie sa vyhnete chybám a zároveň máte lepší prehľad o tom, koľko vám zákazníci skutočne zaplatili.
Vyskúšajte Faktury123 zadarmo
Vystavte prvú faktúru o 2 minúty. Bez kreditnej karty a bez záväzkov.
Začať zadarmo