Excel alebo fakturačný softvér? Kedy sa oplatí prejsť na automatizáciu

Na začiatku podnikania môže byť Excel úplne postačujúci. Máte niekoľko zákazníkov, vystavíte pár faktúr mesačne a všetko máte pod kontrolou.

S rastúcim počtom zákaziek však môže byť evidencia faktúr čoraz náročnejšia. Kedy sa preto oplatí prejsť z Excelu na fakturačný softvér?

Excel: jednoduchý začiatok

Excel je dostupný, flexibilný a mnohí podnikatelia ho už poznajú. Na základnú evidenciu faktúr môže určitý čas postačovať.

Postupne však pribúdajú úlohy, ktoré musíte riešiť ručne – vypĺňanie údajov, výpočty, kontrola splatnosti či sledovanie zaplatených faktúr.

A práve pri ručnom zadávaní údajov vzniká väčší priestor na chyby.

Čo prináša fakturačný softvér?

Fakturačný softvér je navrhnutý priamo na správu faktúr a súvisiacej administratívy.

Údaje o firme a zákazníkoch môžete mať uložené na jednom mieste. Pri vystavovaní novej faktúry ich tak nemusíte zadávať od začiatku.

Softvér zároveň môže automaticky vypočítať sumy, vytvoriť faktúru a pomôcť sledovať jej stav.

Kedy Excel prestáva stačiť?

Neexistuje presný počet faktúr, pri ktorom by ste mali Excel okamžite vymeniť. Dôležitejšie je, koľko času vám fakturácia zaberá a ako často pri nej riešite chyby alebo hľadáte informácie.

O zmene sa oplatí uvažovať napríklad vtedy, keď:

máte čoraz viac zákazníkov,
vystavujete väčšie množstvo faktúr,
často kontrolujete, ktoré faktúry sú zaplatené,
zabúdate na faktúry po splatnosti,
údaje zadávate opakovane,
alebo vám fakturácia zaberá viac času, než by mala.

Automatizácia šetrí čas

Najväčšou výhodou fakturačného softvéru nie je len samotné vystavenie faktúry. Dôležitá je automatizácia opakujúcich sa úloh.

Namiesto ručného prepisovania údajov či kontroly každej faktúry môžete mať väčšinu informácií prehľadne na jednom mieste.

To znamená menej administratívy a viac času na samotné podnikanie.